Tervetuloa Web-yhteistyöalusta, Report Platform käyttäjäksi!

Mukavaa, että olet valinnut Report Platformin projektiesi hallinnoimisen työkaluksi. Tällä työkalulla voit hallinnoida asioitasi jaetussa käyttäjäympäristössä, jolloin sinun ei tarvitse käyttää muita työkaluja projektisi tietojen jakamiseen. Pääset käsiksi projektisi tietoihin järjestelmäympäristöstä, paikasta ja ajasta riippumatta, käyttäen selainta asioidesi hoitamiseen.

Omalta sivultasi, Home pääset käsiksi tehtäviin, jotka liittyvät sinuun. Muut sivut tarjoavat lisätietoa henkilöistä, yrityksistä ja projekteista, joiden kanssa olet tekemisissä.

Sisältö

1. Aloitus
1. Henkilön, yrityksen ja projektin lisääminen
2. Työaikaraportointi
1. Työaikaraportin hyväksyntä
2. Yläpalkin valikko
3. Näytöt/valikko
1. Home
2. Persons
3. Companies
4. Projects
5. Customers
6. Map
4. Toiminnot/näyttö
1. Home page
2. Company page
3. Project page
4. Customer page
5. Map page
6. Taulukot
7. Raportit
5. Käyttäjäprofiilit
6. Projektijäsenten roolit
7. Käyttöoikeudet ja lisenssit
8. Projektin status ja avainsuoritteet, KPI:t
9. Taulukoiden kenttä toiminnot
10. Toimialat
11. Selaimet
12. Report Platform ominaisuudet

---

Aloitus

---

Henkilön, yrityksen ja projektin lisääminen.

Olet yrityksesi yhteyshenkilö Contact person ja yritykselläsi on vapaa projekti lisenssi Company page footer Project licences -> Free > 0.

1. Aloita lisäämällä uuden yrityksen tiedot.
• Companies -> Company list -> Add+ company. Täytä kentät.


2. Lisää uuden henkilön tiedot.
• Persons -> Person list -> Add+ person. Täytä kentät.
• Liitä lisäämäsi henkilö yritykseen: Employment, valintalaatikko Company name
• Jos haluat asettaa lisäämäsi henkilön tekemäsi yrityksen yhteyshenkilöksi:
• Aseta lisätylle yritykselle yhteyshenkilö Contact person -> Company page -> Edit.
• Contact person 1 -> Select person.


3. Lisää uusi projekti.
• Projects -> Project list -> Add+ project.
• Mene lisäämäsi projektin sivulle Projects -> My Projects.
• Liitä projektiin projektiryhmän jäsenet ja jäsenten allokaatiot projektille.
• Project page -> Members -> +Add member.
• Valitse Add member to Project, jos haluat lisätä yhden henkilön.
• Valitse Add Subcontractor to Project, jos haluat lisätä alihankkijan työntekijän.


• Suodata henkilöt käyttämällä Select company- valintaa.
• Valitse henkilö Select person.
• Valitse henkilölle projekti-rooli Select project role projektitietojen käsittelyä varten.
• Aseta henkilön allokaatio projektille Set allocation ja henkilön varauksen alkamis- ja päättymispäivämäärät.


• Valitse Add own Company employees to Project, jos haluat lisätä yrityksen tai tiimin kaikki työntekijät kerralla.
• Voit asettaa kaikille henkilöille saman varauksen alkamis- ja päättymispäivämäärät.



Kaikki projektinhallintaan liittyvä käsittely tapahtuu lisäämäsi projektin sivulla Project page<'id'>.

• Edit valinnannalla voit muokata projektin perustietoja.
• Progress-sivulla +Report valinnannalla asetetaan projektin työmääräarvio Effort estimation.
• Arvio projektin jäljellä oleva työmäärä Remaining effort estimation.
• Projektin etenemä (raportoidut ja hyväksytyt työtunnit) raportoidaan Actual progress- sarakkeeseen.
• Report platform laskee valmiiksi keskiarvot työmäärä- ja toteumaraportointi-arvoista KPIs taulukkoon.
• Tasks-sivulla +Task valinnalla voi lisätä projektiin liittyviä tehtäviä ja allokoida tehtävät projektin jäsenelle tehtäväksi.
• Taskien valmistuminen raportoidaan KPIs taulukkoon. Tehtävät valmistuneet ajallaan, tehtävät myöhästyneet.
• Projektin suoritusta mittaava arvo löytyy projekti-sivun oikeasta ylä-laidasta Achieved goals, KPIs, kun projektin päättymispäivämäärä on asetettu.
• Files-sivulla jaat projektiisi liittyvät dokumentit muiden nähtäväksi. Jos haluat liittää lisättävän tiedoston tiettyyn tehtävään, valitse haluamasi tehtävä valintalaatikosta Attachement for task.
• Members-sivulla lisäät tai poistat projektiin kuuluvia henkilöitä. Aseta käyttäjälle projektirooli ja allokaatio, kuinka paljon aikaa hän voi tähän projektiin käyttää valitsemallasi ajanjaksolla.


• Yleisesti: pakolliset kentät merkitty Required, joka on teksti-kentän alapuolelle.

Työaikaraportointi

Työaikaraportointi saadaan käyttöön, kun allaolevat edellytykset täyttyvät.

1. Yritykselläsi on työaikaraportointi lisenssi Company page footer Time report: Active.
2. Yrityksen asetuksissa Company page komento-näppäin Settings , työaikaraportointi on asetettu Time report in use.
3. Henkilö, jolle raportointi laitetaan käyttöön on asetettu työaikaraportoinnin käyttäjäksi Select Working time licence users, henkilö löytyy Licence users:- listalta.


• Tunnit raportoidaan henkilön Home -> Submit sivulta.


• +Report avaa valinta ikkunan Submit day, johon tunnit raportoidaan.
• Submit day:n ikkunassa Project-sarakkeessa näkyvät vain aktiiviset projektit.
  Projektilisenssin tilan voi tarkistaa projekti sivulta: Project page footer Licence state: Active.
  Task-sarakkeessa näkyvät vain henkilölle allokoidut tehtävät, jotka ovat asetettu valitun projektin Project page -> Tasks -> +Task- komento näppäimen avaaman ikkunan Person in charge - kohdassa. Henkilön vastuulla olevat tehtävät näkyvät Tasks-taulukossa In Charge-sarakkeen kohdalla.
• Voit rapotoida useamman tehtävän tunnit yhdellä kertaa. Klikkaa Add+ lisätäksesi uusi tuntilomake, raportoi työtunnit ja paina lopuksi talleta, save. Tarvittaessa korjaa virheet per lomake.
• Expenses -napin alta löytyy kulut-ikkuna, johon voit tallettaa päiväkohtaiset päiväraha- ja kilometrikorvaus tiedot.
• Syötettyjä tunteja voi muokata Date tai Project sarakkeen kohdilta.
• Task sarakkeen kohdalta voi muokata syötetyn taskin tietoja.
• +Period voit raportoida halutulle jaksolle (esim. viikko tai kuukausi) tunnit kerralla tai kopioida halutun viikon kerralla.
• Day-valinta
• Valitse päivä raportti, jota kopioidaan.
• Valitse aloitus- ja lopetuspäivämäärä jaksolle, jolle kopioit valitun päivän työaikaraportin.
• Jos haluat kopioda tunnit myös viikonlopulle, valitse Include weekends.
• Jos haluat kopioda myös kulut, valitse Include expenses.
• Week-valinta
• Valitse viikko, joka halutaan kopioidaan.
• Valitse kalenterista viikko, jolle kopioit valitun viikon työaikaraportoinnit.
• Jos haluat kopioda myös kulut, valitse Include expenses.


• Raportoituasi raportointijakson tunnit, voit lähettää, Send, tiedon hyväksyjälle Tunnit valmiina hyväksyttäväksi.


• Report Platform tarkistaa syötettyjen tuntien oikeellisuuden. Päiväkohtaisen raportin oikeellisuuden laskenta edellyttää, että yrityksen asetuksissa Company page -> Settings, Set default working time -> Working day, normaali työpäivän pituus on asetettu.
• Lisää työaikaraportoinnin asetuksista kts. Set default working time


• Yleisesti: pakolliset kentät merkitty Required, joka on teksti-kentän alapuolelle.

Työaikaraportin hyväksyntä

1. Raportoitujen tuntien hyväksyjä on Approval person
• Tuntien hyväksyjä Time report approval person asetetaan Company page komento-näppäin Settings kohdasta.
• Tuntien hyväksyjä Time report approval person voi olla myös asetettu henkilön tiedoissa, jolloin ko. hyväksyjä on kyseisen henkilön Time report approval person. Oman sivun Edit komento-näppäimellä pääset asettamaan tuntiesi hyväksyjän.


2. Tuntien hyväksyntä Checked
• Tuntien hyväksyjänä, mene henkilön sivulle ja valitse Submit
• Tarkasta raportoidut tunnit (Punainen lippu )
• Painamalla otsikon checked nappia voit hyväksyä kaikki allaolevat tunnit.
• Vihreä lippu , tunnit hyväksytty.
• Punainen lippu , tunteja ei ole hyväksytty.
• Klikkaamalla lippu kuvaketta voit hyväksyä kyseisen rivin tunnit. Hyväksynnän voi perua klikkaamalla lippua uudestaan
• Tuntien hyväksyjänä tarkista myös työntekijän ilmoittamat kulut, Expenses.
• Checked nappi on aktiivinen vain asetetulle tuntien hyväksyjälle.

Yläpalkin valikko

---

1. Käyttäjän ja yrityksen nimi
2. Valikon sisältö.
• Login user kuva ja sähköposti osoite- Linkki omalle sivulle.
• Log out- Ulos kirjautuminen.
• Change password- Salasanan vaihto.
• Reset password- Unohtuneen salasanan vaihto.
• Help- Linkki ohjeeseen.
• About- Versiotieto sovelluksesta.

Näytöt/valikko

---

• Vasen sivuvalikko.

1. Home
• Login user name- käyttäjän perustiedot.
• My projects- projektit, joissa käyttäjä on jäsenenä.
• Submit- raportoi työtunnit.
• Statistic- työaikatilastot.
• Reports- hae raportoituja tunteja jaksoittain.


2. Persons
• Cooperation partners. Henkilöt, jotka ovat samoissa projekteissa, kuin login user.
• All persons. Kaikki henkilöt, jotka ovat rekisteröity Report platform- järjestelmään ja joiden visibility to all on asetettu päälle.
• Lisää uuden henkilön tiedot (Add+).
• Uuden käyttäjän käyttäjänimi username täytyy olla yksilöllinen. Järjestelmä antaa virheen asettaessa jo olemassa olevaa käyttäjätunnusta.
• Tietojen antaja vastaa tietojen oikeellisuudesta.


3. Companies
• Partner Companies. Yritykset, jotka ovat samoissa projekteissa, kuin login user.
• All Companies. Kaikki yritykset, jotka ovat rekisteröity Report platform- järjestelmään ja joiden visibility to all on asetettu päälle.
• Teams. Yrityksen jaokset.
• Lisää uuden yrityksen/jaoksen tiedot (Add+).
• Oletuksena yrityksen/jaoksen lisääjä on luodun yrityksen Contact person. Yrityksen Contact person Suositellaan vaihdettavaksi kun ko. yritykselle on luotu työntekijöitä.
• Uuden yrityksen nimi Company name täytyy olla yksilöllinen. Järjestelmä antaa virheen asettaessa jo olemassa olevaa yritysnimeä.
• Yrityksen jaos lisätään samalla tavalla kuin lisätään yrityskin (Add+) toiminnolla. Valitse Team-valintalaatikko ja liitä jaos yritykseesi kohdassa Select Master company for the Team. Jaoksen tiedot näkyvät omalla sivullaan ja ovat näkyvissä vain oman yrityksen työntekijöille.
• Tietojen antaja vastaa tietojen oikeellisuudesta.


4. Projects
• My Projects. Projektit, joissa login user on jäsenenä.
• All Projects. Projektit, jotka ovat rekisteröity Report platform- järjestelmään ja joiden visibility to all on asetettu päälle.
• Lisää uuden projektin tiedot (Add+).
• Valitse Non-billable project, jos haluat luoda projektin yrityksesi sisäiseen käyttöön. Tämä on tarkoitettu esimerkiksi lomien, poissaolojen ja kolutustapahtumien yms. raportointia varten, jotka pääsääntöisesti eivät ole asiakaslaskutettavia töitä. Tähän projektiin lisättävät tehtävät (Tasks), ovat aina kaikille projektiin kuuluville jäsenille näkyviä.
  • Valitse projekti listalta Select project as a template, jos haluat käyttää olemassa olevaa projektia pohjana uudelle projektille. Tämä kopioi valitun projektin tehtävät uuden projektin tehtävä- listaan.
• Uuden projektin nimi (Project name) täytyy olla yksilöllinen. Järjestelmä antaa virheen asettaessa jo olemassa olevaa projektinimeä.
• Tietojen antaja vastaa tietojen oikeellisuudesta.


5. Customers
• Customers. Yrityksen asiakkaat, joille tehdään projektitöitä.
• Lisää uuden asiakkaan tiedot (Add+).
• Uusi asiakkas valitaan valikosta Customer name. Jos asiakasta ei ole olemassa. Tee uusi yritys Companies -> Add+ company. Project-valikosta valitaan projekti.
• Projektiraportin haku. Kts. Asiakas-/Projektikohtainen työaikaraportti.
• Cooperation Partners. Yhteistyökumppanit, jotka tekevät yrityksellesi töitä.
• Asiakkasnäkymä
• Näyttää projektin tiedot.
• Aloitus-, tavoite- ja lopetuspäivämäärä: Start date - target date - End date .
• Projektin tila: status .
• Valmiusaste: readiness .
Back


6. Map
• Kartta-sivu näyttää seuraavat sijainnit kartalla, Pins:
• You, Login user oman osoitteen sijainti.
• Office, Työpaikan osoitteen sijainti.
• Target, Klikatun osoitteen sijainti.
• Kartta näyttää oletuksena käyttäjän osoitteen ja työpaikan sijainnin.
• Jos karttasivulle tullaan henkilön, projektin tai yrityksen -osoitteen kautta, näytetään ko. osoite target kohdassa.

• Pakolliset kentät merkitty Required, joka on teksti-kentän alapuolella.
• Yleisesti tiedot näytetään Login user- näkökulmasta. Käyttäjälle näytetään projektin tiedot, joissa on jäsenenä tai yrityksen tiedot, johon on liiteettynä työntekijänä.
• Tietojensyöttövalinta-laatikoissa, Select on myös hakutoiminto. Klikkaa valinta-laatikkoa ja aloita kirjoittamaan hakemasi asian kirjaimia. Järjestelmä järjestää tiedot hakuavaimen mukaan valinta-laatikkoon.

Toiminnot/näyttö

---

• Näytön oikeapuoli.

1. Home page
• Käyttäjän perustiedot.
• Photo - Lisää/vaihda henkilön kuva.
• (My projects) Käyttäjän projektit.
• Lista projekteista, joissa käyttäjä on jäsenenä ja tehtävät, My task list, jotka ovat käyttäjän vastuulla. Klikkaa projektin ⨁ -kohtaa saadaksesi tehtävälista näkyville.
• (Submit) Työaikaraportointi.
• Raportoi tehdyt työtunnit.
• (+Report) Raportoi päivän työtunnit ja kulut.
• (+Period) Raportoi halutun jakson työtunnit.
• (Select day) Valitse kalenterista päivä ko. viikkoraportin hakuun.
• (Search) Hae valitun viikon työtunnit.
• (Send) Lähetä ilmoitus hyväksyjälle.
• (Statistics) Työaikatilastot.
• - Päivitä sivu
• Tilastot raportoiduista työtunneista/vuosi.
• Näyttää viikko/kuukausi/vuosi kertymät.
• Tilastoon lasketaan kaikki käyttäjän syöttämät tunnit.
• Flextime history - haku flextime kertymälle/vuosi.
• (Reports) Raporttihaku.
• (Search) Hae raportoituja työtunteja valitulle jaksolle.
• (Expenses) Hae raportoitudut kulut valitulle jaksolle.
• (Export) Tulosta haettu raportti excel-lomakkeelle.
• Komento-napit
• (Delete) Poistaa henkilö.
• (Edit) Muuta henkilön perustietoja.


2. Company page
• Yrityksen/jaoksen perustiedot
• Photo - Lisää/vaihda yrityksen kuva
• (Projects) Projektit, joissa käyttäjä on jäsenenä.
• Non-billable Projects Projektit, jotka ovat yrityksen sisäisiä projekteja.
• Active Projects Aktiiviset projektit.
• Completed Projects Päättyneet projektit.
• Member in Projects Muiden yritysten projektit, joissa käyttäjä on jäsenenä.
• (Customers) Asiakkaat, joille yrityksesi tekee projekteja.
• Raportoidut ja hyväksytyt projektitunnit saa tekemällä haun valitulle raportointi jaksolle Search -nappi.
• (Employees) Yrityksen työntekijät/jaokset.
• Työntekijöiden perustiedot.
• Työntekijästä seuraava sarake Team näyttää mihin jaokseen työntekijä kuuluu. Jaoksen nimi on linkki jaoksen sivulle. Jaoksen sivu vastaa yritys-sivun näkymää. Jaoksella on oma asetustenhallinta. kts. Settings -kohta.
• PA count, Allokoitujen projektien määrä.
  
• Availability %, Projektivaraustilanne.
  Kenttä on vihreä, jos henkilöllä on vapaata projekteille.
  Jos allokaatioden loppumispäivämäärää ei ole asetettu, kenttä näyttää 100% vapaa tilannetta.
  Kenttä on punainen, jos henkilöllä ei ole vapaata projektitöille.
  
• Last allocation, Päivämäärä, jolloin viimeinen varaus päättyy.
  Kenttä punainen ja on arvossa N/a, jos varauksen päättymispäivämäärää ei ole asetettu tai henkilöllä ei ole projektivarauksia.. Kenttä on keltainen, jos varauksen päivämäärä on kulunut umpeen.
  
• Kenttä ⦾ Päivämäärä, jolloin viimeinen tehtävä, task, varaus päättyy. Kentässä oleva päivämäärä on projektin, task, tavoite päivämäärä valmistumiselle, target date. Vihreä väri, henkilöllä on vapaata. Punainen väri ilmoittaa varauksen viimeisen päivän.
• Project allocations, Allokaatiot projekteille, projektitietoineen sekä EE sum- kenttä, henkilölle allokoitujen tehtävien yhteenlaskettu työmääräarvio. Last task- kenttä ilmaisee tavoite valmistumispäivää viimeisimmälle tehtävälle ko. projektissa.
• Allokaation laskennassa varauksen loppumispäivämäärä lopettaa varauksen kyseiselle projektille. Availability %-varaustilanne päivittyy projektivarauksen loppumispäivämäärän mukaan.
• (Subcontractors) Yrityksen alihankkijat.
• Alihankkijan nimi ja projektin perustiedot. Alihankkijan työntekijän nimi ja henkilön projektille asetettu varausaika start - end.
• Alihankkijat kiinnitetään projektiin ko. projekti-sivulla (Project page), lisää työntekijä projektille: (Project page) -> (Members) -> +Add member, Add Subcontractor to Project valinta.
• Komento-napit.
• (Delete) Poistaa yrityksen.
• Jos poistettava kohde on jaos, niin jaoksen työntekijät siirtyvät Master yrityksen työntekijöiksi
• (Settings) yrityksen/jaoksen toiminto asetukset.
• Jaokseen liitettyjä työntekijöitä hallinnoidaan jaos-sivun Settings kohdassa.
• General settings.
• Visible to all - Yrityksen tiedot näkyvät company list -> all companies- listalla.
• Mail notification in use - Tehdyistä toiminnoista järjestelmä lähettää sähköpostin kohteena olevalle käyttäjälle.
• Working time licence handling.
• Time report in use - Työaikaraportointi käytössä.
• Set default working time.
• Start ja End time. Jos nämä asetettu, näkyvät työaikaraportin lomakkeella oletuksena.
• Jos Start ja End aikaa ei ole asetettu, työaikaraportin lomakkeella käytetään edellisen raportin start ja end- aikaa alustuksena.
• Working day - Normaali työpäivän pituus. Järjestelmä käyttää tietoa Flex- ja ylityötuntien laskentaan.
• Jos Working day on tyhjä tai 0, Flex- ja ylityötunteja ei lasketa.
• Time report approval person- Työaikaraporttien hyväksyjä.
• Select Working time licence users.
• Työaikaraportoinnin käyttäjät.
• (Edit) Muuta yrityksen perustietoja.
• (Report) Yrityksen projektien ja henkilöiden Työaikaraportit.


3. Project page
• Projektin perustiedot
• Photo - Lisää/vaihda projektin kuva
• Projekti <-id-> status .
• Readiness - Projektin valmiusaste %.
• Towards target date - Aika päivinä projektin tavoite päivämäärään.
• Achieved goals, KPIs - Saavutetut tavoitteet, KPI-arvotilasto Progress-sivulta.
• Profit margin - Tuotto-marginaali %. Kts. Edit-komento
• Komento-napit.
• (Delete) Poista projekti.
• (Edit) Muuta projektin tietoja.
• Income/Unit ja Cost/Unit asetettuna järjestelmä laskee Project <-id-> status kohtaan tuotto-marginaali %, Profit margin % ja summat tuloista ja menoista.
• (Progress) Target vs. Actual - Projektitilanne.
• KPIs Effort Estimation vs. Project Actual.
• Effort Estimation - Jäljellä oleva työmääräarvio.
• Actual Effort - Toteutunut työmäärä (Raportoidut yksiköt).
• Target Completion Date - Tavoite valmistumispäivä.
• Actual Completion Date - Toteutunut valmistumispäivä.
• Effort Estimation Avg. / Reporting Period - Keskiarvo arvioinneista/raportointijakso.
• Reported Actual Avg. / Reporting Period - Keskiarvo raportoiduista/raportointijakso.
• Tasks Completed on Time - Ajoissa valmistuneet tehtävät.
• Tasks Delayed - Myöhästyneet tehtävät.


• Lisätietoja kts. Projektin status ja avainsuoritteet, KPI:t.


• Komento-napit.
• (+Report) Lisää arvio ja toteuma.
• (Search) Hae työntekijöiden raportoidut (hyväksytyt) tunnit.
• (Tasks) Projektin tehtävät ja niiden allokointi työntekijöille.
• Otsikkorivillä A ilmaisee onko tehtävälle liitetiedosto. Liitetiedosto avataan linkkiä klikkaamalla.
• Tehtävään, Task liitettävä liitetiedosto lisätään (Files) sivulta.
• Komento-napit.
• (+Task) Lisää tehtävä, vastuuhenkilö, Person in charge, jos haluat lisätä tehtävän kaikille jäsenille, rastita Add to all, työmääräräarvio, Effort Estimation ja tavoitepäivämäärä, Target date valmistumiselle.
• Tehtävän vastuuhenkilö, Person in charge asettaa valmistumispäivämäärän, Completion date, kun tehtävä on valmis.
• Non-billable project- tehtävät ovat aina kaikille. Person in charge kohdassa All members.
• (Remove) Poistaa tehtävän.
• (Files) Projektin liitetiedostot.
• File storage - Tila liitetiedostoille.
• Used space - käytetty levytila.
• Max capacity - Käytössä oleva levytila.
• Liitetidosto avataan valitsemalla haluttu tiedosto listasta.
• Komento-napit.
• (+Upload file) Tallenna liitetiedosto.
• Liitetiedosto voidaan liittää haluttuun tehtävään (Task) valitsemalla Attachement for task- kohdasta haluttu tehtävä.
• (Members) Projektin jäsenet.
• Komento-napit.
• (+Add member) Lisää projektin jäsen.
• Valitse Add member to Project, jos haluat lisätä yhden henkilön.
• Valitse Add Subcontractor to Project, jos haluat lisätä alihankkijan työntekijän.


• Suodata henkilöt käyttämällä Select company- valintaa.
• Valitse henkilö Select person.
• Valitse henkilölle projekti-rooli Select project role projektitietojen käsittelyä varten.
• Owner
• Author
• Reader
• Aseta henkilön allokaatio projektille Set allocation ja henkilön varauksen alkamis- ja päättymispäivämäärät.
• Allokaatio on muutettavissa Allocation otsikon allaolevasta linkistä.
• Henkilöt, jotka on liitetty projektin jäseneksi alihankkijana, näkyvät yrityksesi (Company page) -> Subcontractors sivulla.


• Valitse Add own Company employees to Project, jos haluat lisätä yrityksen tai tiimin kaikki työntekijät kerralla.
• Voit asettaa kaikille henkilöille saman varauksen alkamis- ja päättymispäivämäärät.
• (Remove) Poista jäsen projektista.


4. Customers -> Customer page
• Lisää uuden asiakkaan/sopimuksen tiedot.
• Asiakkaan lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin uuden yrityksen ja henkilön lisääminen.
• Asiakkaan näkemät projektitiedot ovat rajoitetut. kts. Customers


5. Map page
• Hae osoitetietoja. Haku aktivoituu vain käyttäjille, joiden yrityksellä on aktiivinen projekti-lisenssi.
• Target -kohta toimii zoom-toimintona. Lisäksi hiiren scroll-näppäin lähentää/loitontaa karttanäkymää.


6. Taulukot
• Search
• Hakee taulukkodatasta haluttua tekstiä.
• Show [ ] entries
  • Valinnalla valitset taulukossa näkyvien alkioiden määrän/sivu.
• Taulukoiden otsikkorivi toimii taulukon tietojen lajittelutoimintona.
• Lajittele tiedot klikkaamalla haluamaasi taulukon otsikkoa.


7. Raportit
• Asiakas-/Projektikohtainen työaikaraportti.
• Valitse Customers. Klikkaa asiakkaasi ⨁ -kohtaa saadaksesi hakuvalinta näkyviin. Valitse raportin aloitus- ja lopetuspäivämäärät Select reporting period ja paina Search.
• Raportissa näkyvät vain hyväksytyiksi raportoidut tunnit. Oman yrityksen ja alihankkijan tunnit näkyvät eriteltyinä raportin alalaidassa.


• Työntekijöihin ja projekteihin liittyvät raportit löytyvät yrityksen kotisivulta.
• Mene oman yrityksesi Company page -sivulle. Valitse toiminto-näppäin Report.
• Yrityksen projektien koontiraportti, joissa yritys on pääurakoitsijana.
• Valitse sivu Project report.
Valitse raportointijakso valitsemalla start ja end. Paina Search. Ilman start ja end valintaa, search hakee meneillään olevan kuukauden yrityksen raportoidut tunnit.
• Raportissa näkyvät vain hyväksytyiksi raportoidut tunnit.
• Tiimin projektiraportissa näkyvät vain tiimin henkilöstön raportoimat projektitunnit.
• Yrityksen työntekijöiden tehtäväkohtainen koontiraportti.
• Valitse sivu Detail report.
• Raportti sisältää työntekijän projektitehtävät työmääräarvioineen, tehtävälle raportoidut tunnit ja yhteenvedon kaikista raportoiduista tunneista, tehtävä/projekti.
• Työntekijöiden työaikaportti palkanmaksua varten ja työntekijän kuluraportti kuluseurantaa varten.
• Valitse sivu Payroll report.
• Valitse henkilö select person ja raportointijakso, start, end ja paina Search.
• Alihankkijoiden työaikaraportti.
• Valitse sivu Subcontractor report.
• Valitse alihankkija Subcontractor ja raportointijakso, start, end ja paina Search. Raportissa näkyvät vain hyväksytyiksi raportoidut tunnit.
• Henkilön työaikaraportti projekteittain. Valitse lisäksi henkilö Select person ja raportointijakso, start, end ja paina Search. Raportissa näkyvät kaikki raportoidut tunnit.


• Työajanseurantaraportti.
• Mene yrityksesi sivulle Company page ja valitse Employees- sivu.
• Mene valitsemasi henkilön sivulle ja valitse reports.
• Valitse raportointi jakso Select reporting period ja klikkaa Search.
• Raportin saa tulostettua Excel-lomakkeelle klikkaamalla Export -nappia.


• Raporttien hakujakso on oletuksena meneillään oleva kuukausi, Default current month.

Käyttäjäprofiilit

---

1. Yritys-, Henkilö- ja Projektitietojenkäsittely.
• Yrityksen yhteyshenkilö Contact person 1 ja Contact person 2.
• Persons: Add, Edit, Delete lisätä tai muokata muita samaan yritykseen kuuluvia henkilöitä.
• Projects: Add, Edit, Delete lisätä tai muokata oman yrityksen projekteja.
• Companies: Add, Edit lisätä tai muokata oman yrityksen yritystietoja.


• Järjestelmään lisätyt muut henkilöt voivat muokata omia tietojaan tai projektiin liitettynä, projektin tietoja projekti-roolin mukaisin käyttöoikeuksin.


2. Projektitietojen käsittely
• Uuden projektin Project Owneriksi asetetaan aina projektin lisääjä, login user.
• Uuden projektin voi lisätä vain yrityksen yhteyshenkilö, Contact person.
• Project owner on vain yksi henkilö. Uuden henkilön lisääminen (+Add member) PO:ksi muuttaa edellisen PO henkilön roolin Author:ksi.

Projektijäsenten roolit

---

1. Oikeudet käsitellä projektin tietoja, joissa jäsenenä.
Back
Back
• Owner
• Project page: Edit ja Delete.
• Progress: Add, Edit ja Delete.
• Task: Add, Edit ja Delete.
• Files: Add ja Delete.
• Members: Add, Edit ja Delete.
• Author
• Progress: Add, Edit ja Delete.
• Task: Add, Edit ja Delete.
• Files: Add ja Delete.
• Members: Add ja Edit.
• Reader
• Lukuoikeudet projekti-tietohin, joissa on jäsenenä.

Käyttöoikeudet ja lisenssit

---

• Report Platformin käyttöoikeudet (lisenssit) tilataan palveluntarjoajalta. Käyttäjä voi tämän jälkeen luoda projektin yrityksensä käyttöä varten.
• Uuden projektin voi lisätä vain yrityksen yhteyshenkilö! Company page -> Contact person.
• Jos yrityksellä ei ole vapaita lisenssejä, projektin lisäyksestä tulostetaan virhe: No free Licences.
• Vapaiden lisenssien määrä näkyy yrityssivun Company page footer alalaidassa. Project Licences: Free: n .
• Projektikohtaiset lisenssitiedot näytetään projekti-sivun Project page alalaidassa.
• Projektiryhmään lisätty henkilö vie yhden käyttöoikeuden lisenssistä Member count- kenttä.
• Projektin käyttäjien määrää voi lisätä tilaamalla lisää oikeuksia kyseiselle projektille.
• Member Max ilmaisee projektiryhmän maksimi henkilömäärän.
• Projekti lisenssejä voi tilata ennakkoon. Vapaana olevat lisenssit aktivoituvat uuden projektin lisäyksen yhteydessä.
• Käyttöönotetun vapaan lisenssin päättymispäivämäärä ilmoitetaan palveluntarjoajalle, sopimus alkaa vapaan lisenssin aktivointipäivämäärästä alkaen.
• Lisenssin muuttaminen
• Työaikalisenssin määrätietoa, vapaiden lisenssien määrää ja voimassaoloaikaa voi käyttäjä (contact person 1 tai contact person 2) lisätä itse projektin tietosivu- välilehdellä.
• Projektilisenssin tietoja muuttaaksesi klikkaa projektisivun footer tilassa olevaa linkkiä Licence state.
• Työaikalisenssin tietoja muuttaaksesi klikkaa klikkaa yrityssivun footer tilassa olevaa linkkiä Valid till.
• Tee muutokset lisenssin voimassaoloaikaan ja paina lähetä-nappia.
• Lisenssin voimassaoloaika on aina valitun kuukauden viimeinen päivä.
• Laskutus alkaa lisenssin aktivointikuukauden ensimmäisestä päivästä.


• Toimintonapit ilmaisevat kirjautuneen käyttäjän oikeudesta suorittaa haluttua toimintoa. Valintanappien väri ja kursorin muuttuminen aktiiviseksi ilmaisevat oikeuden käsitellä valittua tietoa.


• Yrityksen käytössä olevien lisenssien määrätiedot:
• Yrityksesi jaoksilla Teams, ei ole omia lisenssejä.


• Yrityksen tietosivu Company page footer


• Projektien lisenssit Project licences.
• Kentät
• Licence info: <'date'>. Active: <'n'>. Free: <'n'>. Storage: <'n'>. Expired: <'n'>.
• Active -> Aktiivisten projektien määrä.
• Free -> Vapaana olevien lisenssien määrä.
• Storage -> Päättyneet projektit, projektin tiedot säilytetään järjestelmässä, rajattu pääsy!
• Expired -> Lisenssi ei voimassa, projektitietoihin ei pääsyä.


• Työaikaraportointi lisenssi Time report
• Kentät
• Time report: <'status'>. Valid till: <'date'>. Person Max: <'n'>. Count: <'n'>.
• Time report -> Lisenssin aktiivisuustieto.
• Valid till -> Lisenssin päättymispäivämäärä.
• Person Max -> Henkilöiden maksimimäärä.
• Count -> Lisenssin käyttäjien määrätieto.


• Projektin tietosivu Project page footer:


• Projektilisenssi
• Kentät
• Date: <'date'> . Licence state: <'status'>. Activation date: <'date'> . Expiration date: <'date'> . Storage end: <'date'> . Member Max: <'n'>. Count: <'n'>.
• Activation date -> Lisenssin ostopäivämäärä.
• Expiration date -> Lisenssin käyttöoikeuden päättymispäivämäärä.
• Storage end -> Projektitietojen säilytyksen päättymispäivämäärä Report Platformissa Storage jaksolla projektin tietoihin rajoitettu pääsy, vain Contact person.
• Member Max -> Projektiin lisättävien henkilöiden maksimimäärä.
• Count -> Projektiin lisättyjen henkilöiden määrä.


• Projektin näkyvyys Report Platform-järjestelmässä
• Projektin tiedot näkyvät raporteissa niin kauan kun projekti-tiedot ovat järjestelmässä. Projektin aloituksessa on hyvä miettiä, kuinka kauan tietoja halutaan järjestelmässä säilyttää, tietojen varastoinnin päättymisaika, Storage end,
  mm. työaikaraporttien oikeellisuuden takia.


• Aktivoituja lisenssejä ei voi perua!

Projektin status ja avainsuoritteet, KPI:t

• Progress monitor and key performance indicators, KPIs

---

• Project<'ID'> Target vs. Actual, KPIs.
• 1. sarake. Effort estimation vs. Actual effort.
• 2. sarake. Target completion date vs. Actual completion date.
• 3. sarake. Effort estimation Avg. / Reporting period vs. Reported actual Avg. / Reporting period.
• 4. sarake. Tasks completed on time vs. Tasks delayed.
• Kuvaajan/taulukon tiedot
• KPIs Effort Estimation vs. Project Actual.
• Taulukkoon Effort estimation and Project actual/ reporting period kuvataan Effort estimation, Reported actual ja Actual sum kuvaajat.
• Kuvan Effort estimation, Reported actual ja Actual sum voidaan poistaa tai lisätä klikkaamalla ko. väriä.
• KPI laskenta
• KPI:t lasketaan allaolevien ehtojen mukaan. Tavoitteen onnistuminen tulkitaan seuraavasti:
• Actual effort on pienempi kuin Effort Estimation.
• Actual Completion Date pienempi kuin Target Completion Date.
• Reported actual Avg pienempi kuin toteutunut Effort estimation Avg.
• Tasks completed on time, ajallaan valmistuneita on enemmän kuin myöhästyneitä, Tasks delayed. Laskennassa huomioidaan vain tehtävät, joille tavoitepäivämäärä on asetettu.
• Project page Project <-id-> status kohta päivittyy, kun ylläoleviin kenttiin on asetettu arvot.
• Achieved goals, KPIs N/a Projektin päättymispäivämäärä on tyhjä.
• Achieved goals, KPIs n/4 projektin onnistumistieto. Projektin päättymispäivämäärä on asetettu.

Taulukoiden kenttä toiminnot

---

• Pakolliset kentät merkitty Required, joka on teksti-kentän alapuolella.
• Yleisesti tiedot näytetään Login user- näkökulmasta. Käyttäjälle näytetään projektin tiedot, joissa on jäsenenä tai yrityksen tiedot, johon on liiteettynä työntekijänä.
• Tietojensyöttövalinta-laatikoissa, Select on myös hakutoiminto. Klikkaa valinta-laatikkoa ja aloita kirjoittamaan hakemasi asian kirjaimia. Järjestelmä järjestää tiedot hakuavaimen mukaan valinta-laatikkoon.
• Päivämääräkentissä käytetään värikorostuksia ilmoittamaan projektin onnistumisesta, tietojen puutteellisuudesta tai vastaavasta.
  • Keltaisella korostettu päivämäärä ilmoittaa projektitietojen päivitystarpeesta.
  • Vihreällä korostettu päivämäärä ilmoittaa tavoitteen saavuttamisesta tai projektiallokoinneissa vapaasta resurssista.
  • Punaisella korostettu päivämäärä ilmoittaa, että tavoitepäivämäärää ei ole saavutettu tai projektiallokointitiedot ovat puutteellisia.
  • Vaalean sininen on korosteväri päivämäärille ja ilmoittaa, että tiedot ovat ajantasalla.

Toimialat

---

• http://www.stat.fi/meta/luokitukset/toimiala/001-2008/index.html
• lähde stat.fi toimialaluettelo 2008;

Selaimet

---

• Report Platform toimii kaikilla selaimilla. Eri näyttö-ominaisuuksien toimivuuksissa on eroja riippuen käytössäsi olevan selaimen tuki-ominaisuuksista Standardituki, perusominaisuudet ja käytettävyysominaisuudet. Lisätietoja käyttämäsi selaimen sivustolta.
• Uusien ominaisuuksien käyttöönotto vaatii selaimesi selaus -historian poistamisen. Katso selaimesi ohjeista, kuinka selaimesi historia -tiedot poistetaan.
  • Esimerkki: Web Browser Edge:
  • Oikea yläkulma, kolme pistettä (...) Asetukset ja muuta
  • Valitse valikosta -> Historia
  • Oikea yläkulma, kolme pistettä (...) Lisää asetuksia
  • Valitse -> Tyhjennä selaustiedot
  • Aseta aikaväli Kaikki ajat ja valitse Tyhjennä nyt
  • Selaimesi lataa uudet Javascript- tiedostot serveriltä, kun menet takaisin palveluntarjoajan sivulle tai painat reload-näppäintä selaimesi osoite-palkin vieressä.


• Report Platformia voi käyttää myös mobiili-laitteella käytettävyysrajoituksin.

Report Platform ominaisuudet

---

• Selainpohjainen järjestelmä projektien tietojen käsittelyyn ja jakamiseen.


• Järjestelmään voi tallettaa seuraavia tietoja:
• Henkilötiedot
• Yritystiedot
• Projektitiedot
• Asiakastiedot
• Työaikaraportit
• Kuluraportit

• Yrityksen työntekijöiden hallinta
• Yrityksen projektilistaus työntekijöittäin.
• Työntekijän allokointinäkymä eri projekteille.
• Yrityksen/organisaation työntekijöiden hallinta ryhmittäin.

• Alihankkijoiden hallinta
• Alihankkijoiden projektilistaus työntekijöittäin.
• Alihankkijoiden allokointinäkymä eri projekteille.
• Alihankkijoiden työaikaraporttit projekteittain.

• Projektitiedot ja tilasto
• Projektikohtainen KPI-laskenta valituille avainsuoritteille. 4 mittaria.
• Projektin toteuman ja ennusteen seurantagrafiikka.
• Tehtävien seuranta värikorostein.
• Tiedostojen tallentamien.
• Tallennetun tiedoston liittämien haluttuun tehtävään.

• Sähköposti-ilmoitukset mm. seuraavista tapahtumista.
• Tehtävien allokointi.
• Tehtävien muutos.
• Projektiryhmään nimeäminen.
• Uuden henkilön lisääminen järjestelmään.
• Työaikaportti valmis hyväksyttäväksi.


• Ilmoitukset ovat asetettavissa päällä/pois.

• Projektihenkilöiden käyttäjäprofiilit
• Projektijäsenillä 3 eri roolia.
• Owner
• Author
• Reader
• Projektijäsenten työajan allokointi projektiin halutulle ajanjaksolle.

• Tietojen näkyvyys asetukset
• Näkyvyys kaikille käyttäjille kytkettävissä päälle/pois.
• Julkinen henkilö-, yritys- tai projektiprofiili on samalla mainos muille käyttäjille.
• Julkinen profiili näyttää rajatun määrän tietoa järjestelmän muille käyttäjille.

• Järjestelmästä saatavat raportit
• Projektikohtainen tuntiraportti.
• Asiakkaan projektituntiraportti.
• Yrityksen projektien koontiraportti.
• Yrityksen työntekijöiden tehtäväkohtainen raportti.
• Työaikaseurantaraportti.
• Työaikaraportti palkanmaksua varten.
• Kuluraportti kulujen seurantaan ja maksua varten.
• Alihankkijoiden työaikaraportti.

• Työajanseuranta
• Päiväraportointi
• Raportointi halutulle ajanjaksolle (esim. viikko) Kopio valitun päiväraportin halutulle jaksolle.
• Järjestelmä tarkistaa päivittäisten raportointien oikeellisuuden.
• Vuosikohtainen tilastonäkymä raportoiduillle tunneille.
• Työajanseuranta täyttää vuoden 2020 työaikalain vaatimukset.

• Karttapalvelut
• Käyttäjän/kohteen sijaintitieto.
• Osoitteen sijaintitieto (Osoitteet linkkejä karttapalveluun).
• Osoitteiden hakupalvelu.

Welcome to be a user of Web-collaboration platform, Report Platform

We are glad that you have chosen Report Platform as your project managing platform. This platform lets you manage your project information in a shared user environment without the use of other sharing tools. By using a browser you can gain access to your project information regardless of time, place or device.

Your own page, Home , displays the tasks you are linked to. Other pages offer more information about the companies, projects and people you are involved with.

Content

1. Start
1. Adding a person, project or company
2. Working hour reporting
1. Approving a working hour report
2. Navigation bar
3. Sidebar
1. Home
2. Persons
3. Companies
4. Projects
5. Customers
6. Map
4. Page functions
1. Home page
2. Company page
3. Project page
4. Customer page
5. Map page
6. Data tables
7. Reports
5. Userprofiles
6. Project members' roles
7. Right of use and licences
8. Progress monitor and key performance indicators, KPIs
9. Table field functions
10. Industries
11. Browsers
12. Report Platform features

---

Start

---

Adding a person, project or company.

You are a company's Contact person and your company has a free project licence Company page footer Project licences -> Free > 0.

1. Start by adding a new company's information.
• Companies -> Company list -> Add+ company. Fill the fields.


2. Add a new person's information.
• Persons -> Person list -> Add+ person. Fill the fields.
• Attach the added person to your company: Employment, select box Company name
• If you would like to set the added person as the company's contact person:
• Set a contact person for an added company Contact person -> Company page -> Edit.
• Contact person 1 -> Select person.


3. Add a new project.
• Projects -> Project list -> Add+ project.
• Go to the added project's page Projects -> My Projects.
• Add project members and their allocations to the project.
• Project page -> Members -> +Add member.
• Select Add member to Project - option, to add one person.
• Select Add Subcontractor to Project - option, to add subcontractor employee.


• Filter persons by using the Select company- option.
• Select person.
• Select project role for project managing purposes.
• Set person allocation and reservation start date and end date for the project.


• Select Add own Company employees to Project- option, to add all company or team members at once.
• Reservation start date and end date for the project is same for all employees.



All processing of project managing happens on your added project's page Project page<'id'>.

• Edit option allows you to edit the project's basic information.
• Progress page +Report option is used to set the project's Effort estimation.
• Estimation of the remaining effort needed to complete the project Remaining effort estimation.
• Project's progress (reported and approved working hours) are reported to the Actual progress- column.
• Report platform calculates the averages of effort estimation and actual progress to a KPIs table.
• Tasks-page +Task option allows you to add tasks and allocate them to project members.
• Once a task is completed it is reported to a KPIs table. Tasks completed on time, Tasks delayed.
• The value that measures the project's performance is found on the upper right side of the project page Achieved goals, KPIs, when the project's due date is set.
• Files-page is used for sharing documents linked to your project. If you would like to add a file to a particular task pick the task of your choice from the Attachment for task
selection box.
• Members-page is for adding or removing a project member. Set the user a project role and an allocation (how much time they are allowed to use on this project in a certain time period set by you.)


• In general: mandatory fields are marked as Required, which appears below the text field.

Working hour reporting

Working hour reporting is available when the terms below are met.

1. Your company has a working hour reporting licence Company page footer Time report: Active.
2. On the Company page command key Settings , working hour reporting is set as Time report in use.
3. The person who is to be using the working hour reporting has to be set as a Working time licence user. Select Working time licence users, Verify that the person is found on the Licence users: list.


• Hours are reported on the persons Home -> Submit page.


• +Report opens a dialog box Submit day, where the hours are reported.
• On the Submit day dialog box, Project column shows only active projects.
  Project licence's status can be checked from the project page: Project page footer Licence state: Active.
  Task-column shows only tasks that are allocated to the person. These tasks are set on the Project page -> Tasks -> +Task Person in charge - section. The tasks that the person is in charge for can be seen in the Tasks table, on the In Charge-column.
• You can report hours for multiple tasks at once. Click Add+ to add a new time entry form, report the work hours, and finally press save. If needed, correct any errors per form.
• Expenses -button opens a expenses box, where to report expenses.
• Submitted hours can be edited on the Date and Project columns.
• Task column allows you to edit the information of the entered task.
• +Period hours can be reported for a period of your choice (e.g. a week or month) all at once, or you can copy a desired week at once.
• Day-selection
• Choose a day that you want to copy for the selected reporting period.
• Choose a start and end date for the reporting period.
• Choose include weekends to copy template to weekends also.
• Choose include expenses to copy expenses to selected period.
• Week-selection
• Select week to copy.
• Select a week from the calendar to which you want to copy the work hour reports for the selected week.
• Select Include expenses if you want copy the expenses as well.


• Once the hours for the reporting period are reported you can Send, the information to the approval person, Hours ready for approval.


• Report Platform verifies the correctness of submitted hours. Calculating the correctness of a certain day's report requires that the length of a normal working day is set from the settings. Company page -> Settings, Set default working time -> Working day
• For more information of the working hour report's settings, see. Set default working time


• In general: mandatory fields are marked as Required, which appears below the text field.

Working hour report's approval

1. Approval person
approves reported hours
• Time report approval person is set on the Company page from the command key Settings .
• Approval person can also be determined in the persons personal information, to set it go to Home page, command key Edit .


2. Approving hours Checked
• As the approval person go to a persons page and choose Submit
• Check reported hours (red flag )
• Pressing checked you can approve all hours below.
• Green flag , hours approved.
• Red flag , hours not approved.
• By clicking the flag you can approve hours on that row. You can cancel the approval by clicking the flag again
• Expenses is checked and approved in this window.
• Checked button is active only for the set approval person.

Navigation bar

---

1. Name of the user and their company
2. Navigation bar's content.
• Login user picture and email address Link to home page.
• Log out
• Change password
• Reset password
• Help Link to help.
• About Software version.

Sidebar

---

• Left sidebar.

1. Home
• Login user name- user's basic information.
• My projects- projects you are a member of.
• Submit- report working hours.
• Statistic
• Reports- search reported hours by a period.


2. Persons
• Cooperation partners. Persons who are in same projects as login user.
• All persons. All persons who are registered to the Report platform- system and have set the visibility to all on.
• Add a new person's information (Add+).
• A new user's username has to be individual. The system gives an error code when trying to set an already existing username.
• The provider of the information is responsible for the correctness of the information.


3. Companies
• Partner Companies. Companies that are in same projects as login user.
• All Companies. All companies that are registered to the Report platform- system and have set the visibility to all on.
• Teams. Section of a company.
• Add a new company's/team's information (Add+).
• A new company's/team's creator is set as the Contact person by default. The Contact person is recommended to be changed as soon as employees for the company/team have been created.
• A new company's Company name has to be individual. The system gives an error code when trying to set an already existing Company name.
• Teams are added in the same way as companies, (Add+). Click the selection box Team and attach the team to your company by selecting Select Master company for the team. Team's information is displayed on their own page and can only be seen by the Master company's employees.
• The provider of the information is responsible for the correctness of the information.


4. Projects
• My Projects. Projects in which the login user is a member.
• All Projects. All projects that are registered to the Report platform- system and visibility to all is set on.
• Add a new project's information (Add+).
• Select Non-billable project if you are creating a project for company internal use. Non-billable projects are typically used for reporting purposes such as tracking vacations, courses, absences, and other non-billable activities. Tasks for this type of project are always visible to all members of the organization.
  • Select a project from the list Select project as a template if you want to use an existing project as a basis for a new project. This will copy the tasks from the selected project to the task list of the new project.
• A new project's (Project name) has to be individual. The system gives an error code when trying to set an already existing Project name.
• The provider of the information is responsible for the correctness of the information.


5. Customers
• Customers who your company does projects for.
• Add a new customer's information (Add+).
• A new customer can be selected from the Customer name option. If the customer does not exist on the platform yet, create a new company Companies -> Add+ company. Project- option allows you to choose a project.
• How to search a project report, see. Customer/Project specific working hour report.
• Cooperation Partners. Partners who work for your company.
• Customer view
• Shows the project's information.
• Project's Start date - target date - End date .
• Project's status .
• Project's readiness .
Back


6. Map
• Map-page shows the following locations on a map, Pins:
• You, Login user location of your address.
• Office, location of your Work place's address.
• Target, location of the Clicked address.
• Map shows the location of the user's address and office by default.
• If the Map page is accessed via the address of a person, project or company, the address is displayed on the target section.

• In general: mandatory fields are marked as Required, which appears below the text field.
• Information is displayed from the Login user's point of view. The user is shown the information of the project in which they are a member or the information of the company they are attached to as an employee.
• On the data input selection boxes, Select button also works as a search function. Click the selection box and start typing what you are searching for. The system organizes the data according to the search key in the selection box.

Page functions

---

• Right side display.

1. Home page
• User's basic information.
• Photo - Add/change the user's profile picture.
• (My projects) User's projects.
• List of projects in which the user is a member. My task list, shows tasks that the user is in charge of. Click ⨁ to see My task list.
• (Submit) Working hour reporting.
• Report working hours.
• (+Report) Report a day's working hours and expenses.
• (+Period) Report working hours for a period of your choice.
• (Select day) Select a day from the calendar to search for that week's report.
• (Search) Search the selected week's working hours.
• (Send) Send the working hour report to the Approval person.
• (Statistics)
• - Refresh page
• Statistics of reported working hours/a year.
• Displays weekly/monthly/yearly accruals.
• All working hours reported by the user are calculated in the statistics.
• Flextime history - search flextime balance per year.
• (Reports)
• (Search) Search reported working hours for a period of your choice.
• (Expenses) Search reported expenses for a period of your choice.
• (Export) Print the selected report to an excel-form.
• Command keys
• (Delete) Delete the user.
• (Edit) Edit your basic information.


2. Company page
• Company's basic information
• Photo - Add/change the company's profile picture.
• (Projects) Projects in which the user is a member.
• Non-billable Projects Own company Non-billable projects.
• Active Projects Own company ongoing projects.
• Completed Projects Own company completed projects.
• Member in Projects Other companies projects in which the own company/employee is a part of.
• (Customers) Customers your company does projects for.
• With the Search -button you can select a reporting period for which you would like to see the reported and approved hours.
• (Employees) Employees of the company.
• Basic information of the employees.
• Team- column shows the section the employee belongs to. The name of the section is a link to that team's page. The view of the Team page corresponds to the view of the Company page. Teams manage their own settings, see Settings .
• PA count, Amount of project allocations.
  
• Availabililty %, Project allocation status.
  Field is set green if person has free for the projects.
  Field shows 100% availability for the projects if allocation end day is not set.
  Field is set red if person is fully reserved.
  
• Last allocation, Last project allocation ending date.
  Field is set red and value is N/a if allocation and day is not set.
  Field is set yellow if allocation end day is expired.
  
• Field ⦾ Date when the last task reservation ends. The date in the field is the target completion date for the project task. Green color indicates availability for the person. Red color indicates the last day of the reservation.
• Project allocations, with project information and EE sum- field, total effort estimate of the tasks allocated to the project. The Last task field indicates the target completion date for the latest task in the project.
• In the calculation of the allocation, the End date of the reservation ends the reservation for that project. Availabililty %-reservation status is updated according to the end date of the project reservation.
• (Subcontractors) The companys's subcontractors.
• Basic information of the project and the subcontractor's name. Name of the subcontractor's employee and their set reservation time for the project, start - end.
• Subcontractors are attached to a project via that project's (Project page), add an employee to the project: (Project page) -> (Members) -> +Add member, Add Subcontractor to Project.
• Command keys.
• (Delete) Delete the company.
• (Settings) The company's settings.
• General settings.
• Visible to all - The company's information is visible on the all companies - list. company list -> all companies
• Mail notification in use - The system sends an email about the performed actions to the target user.
• Working time licence handling.
• Time report in use - Working hour reporting is in use.
• Set default working time.
• Start and End time. If these are set, they are shown as default on the working hour report's form.
• If the Start and End time have not been set, the form uses previous start and end- dates as initialisation.
• Working day - The length of a normal working day. The system uses the set Working day to calculate Flextime and overtime.
• If Working day is not set or is set as 0, Flextime and overtime are not calculated.
• Time report approval person- The person who approves working hour reports.
• Select Working time licence users.
• The users of the working hour reporting.
• (Edit) Edit the company's basic information.
• (Report) To see the reported hours of the company's projects and persons.


3. Project page
• Project's basic information
• Photo - Add/change the project's profile picture
• Project <-id-> status .
• Readiness - Project's degree of readiness %.
• Towards target date - Time in days to the project's target date.
• Achieved goals, KPIs - Achieved goals and KPI-value statistics from the Progress page.
• Profit margin - Profit margin in %. See Edit-command
• Command keys.
• (Delete) Delete the project.
• (Edit) Edit the project's information.
• Income/Unit and Cost/Unit, when set the system calculates the Profit margin % and the sums of income and expenditure to the Project <-id-> status section.
• (Progress) Target vs. Actual - Project status.
• KPIs Effort Estimation vs. Project Actual.
• Effort Estimation - Estimation of the remaining effort.
• Actual Effort - Reported units.
• Target Completion Date.
• Actual Completion Date.
• Effort Estimation Avg. / Reporting Period - Average of estimations per reporting period.
• Reported Actual Avg. / Reporting Period - Average of reported hours per reporting period.
• Tasks Completed on Time.
• Tasks Delayed.


• For more information, see Progress monitor and key performance indicators, KPIs.


• Command keys.
• (+Report) Add an estimation and an actual.
• (Search) Search reported and approved working hours.
• (Tasks) Tasks of the project and their allocation to employees.
• On the header line A indicates if the task has a file attachment. The file attachment can be accessed by clicking the link.
• To attach a file to a Task go to the (Files) page.
• Command keys.
• (+Task) Add a task, choose the Person in charge, if you would like to add the task to all members, choose Add to all, then, Effort Estimation and the Target date for the task.
• The Person in charge sets the Completion date, when the task is completed.
• Tasks for Non-billable project are always visible for all members of the project. This is indicated by the Person in charge tag All members.
• (Remove) Remove the task.
• (Files) Project's file attachments.
• File storage - Storage for the file attachments.
• Used space - Used disk space.
• Max capacity - Maximum capacity of the disk space.
• A file attachment can be opened by selecting the desired file from the file list.
• Command keys.
• (+Upload file) Upload a file attachment.
• A file attachment can be added to a (Task) of your choice by choosing the desired task from the Attachement for task- selection box.
• (Members) Members of the project.
• Command keys.
• (+Add member) Add a member to the project.
• Select Add member to Project - option, to add one person.
• Select Add Subcontractor to Project - option, to add subcontractor employee.


• Choose a person (Filter persons by using the Companies- option).
• Select person.
• Select a project role for the person.
• Owner
• Author
• Reader
• Set the person an allocation to the project (start and end date).
• Allocation can be edited from the link below the Allocation header.
• Persons who are attached to a project as subcontractors are displayed on the (Company page) -> Subcontractors page.


• Select Add own Company employees to Project- option, to add all company or team members at once.
• Reservation start date and end date for the project is same for all employees.
• (Remove) Remove a member from the project.


• Customers -> Customer page
• Add a new customer's/contract's information.
• Adding a new customer is done in the same way as adding a company or a person.
• Project information displayed to the customer is limited. See, Customers


• Map page
• Search address information. Searching is active only for users whose company has an active project licence.
• Target works as a zooming function. You can also zoom in/zoom out with your mouse's scroll button.


• Data tables
• Search
• Retrieves the desired text from table data.
• Show [ ] entries
  • Lets you choose the number of items shown per page.
• A table header line works as a data sorting function.
• Sort the data by clicking the header.


• Reports
• Customer/Project specific working hour report.
• Select Customers. Click your customer's ⨁ to access a search option. Set the report's start and end date, Select reporting period and press Search.
• Only approved hours are shown on the report. Your company's and its subcontractor's hours are shown in detail at the bottom of the report.


• Reports linked to employees and projects can be accessed via the company page.
• Go to your company's Company page. Click Report.
• A summary report that provides an overview of the projects undertaken by the company as a Contractor.
• Select page Project report.
Select a reporting period by setting the start and end dates. Click Search. Without setting the start and end dates, Search retrieves current month hours reported by the company.
• Only approved hours are shown on the report.
• In the team project report, only the project hours reported by the team members are displayed
• Company's employees task specific summary report.
• Select page Detail report.
• The report contains the employee's project tasks with effort estimates. Working hours reported for the task and a summary of all hours reported per task/project are also included.
• Employees' working hour reports for salary payment and expenses report for accounting.
• Select page Payroll report.
• Select an employee by clicking select person. Then select a reporting period, start, end and click Search.
• Subcontractors' working hour reports.
• Select page Subcontractor report.
• Select a subcontractor by clicking Subcontractor. Then select a reporting period, start, end and click Search. Only approved hours are shown on the report.
• Person's working hour report by project. In addition select a person by clicking Select person. Then select a reporting period, start, end and click Search. Only approved hours are shown on the report.


• Working time follow up reports.
• Go to your company's Company page and select Employees- page.
• Select a person, go to their page and select Working time reports.
• Select a reporting period by clicking Select reporting period and click Search.
• The report can be printed to an Excel form by clicking Export.


• The default search period for reports is the current month, referred to as Default current month.

User profiles

---

1. Company, personal and project data processing.
• Company's contact persons: Contact person 1 and Contact person 2.
• Persons: Add, Edit, Delete To add, edit or delete other persons who belong to the same company.
• Projects: Add, Edit, Delete To add, edit or delete your company's projects.
• Companies: Add, Edit To add, edit or delete your company's data.


• Other persons added to the system can edit their own information. Those attached to a project can edit that project's information with access rights granted according to their project role.


2. Project data processing
• A new project's creator (login user) is always set as the Project Owner.
• Only the company's Contact person can add a new project.
• Only one person can be the Project Owner. If adding a new person (+Add member) as the Project Owner, the previous Project Owner's role is changed to Author.

Project members' roles

---

1. Rights to process project's data, in which as a member.
Back
Back
• Owner
• Project page: Edit and Delete.
• Progress: Add, Edit and Delete.
• Task: Add, Edit and Delete.
• Files: Add and Delete.
• Members: Add, Edit and Delete.
• Author
• Progress: Add, Edit and Delete.
• Task: Add, Edit and Delete.
• Files: Add and Delete.
• Members: Add and Edit.
• Reader
• Reading rights to project's data, in which as a member.

Right of use and licences

---

• Usage rights (licences) for Report Platform are subscribed from the service provider. The user can then create a project for their company's use.
• Only the company's Contact person can add a new project! Company page -> Contact person.
• If the company doesn't have any Free licences, error message: No free Licences will appear when trying to add a project.
• The number of free licences is displayed on the company page, on the bottom of the Company page footer. Project Licences: Free: n .
• Project specific licence information is displayed on the bottom of the Project page.
• A person added to the project team takes one user right from the licence: Member count.
• The maximum number of members for the project can be increased by subscribing more rights for that project.
• Member Max: indicates the maximum number of members for that project team.
• Project licences can be ordered in advance. When adding a new project, these free licences are activated.
• The service provider will be notified of the expiration date of the free licence that has been put to use. The contract starts from the activation date of the free licence.
• Updating licence
• The user (contact person 1 or contact person 2) can enter information about the number of work time licenses, the number of free licenses, and their validity period on the project information page.
• Click on the Licence state link in the project page footer. Make changes to the license validity period and click on the submit button.
• Click on the Valid till link in the company page footer. Make changes to the license validity period and click on the submit button.
• The validity period of the license is always the last day of the selected month.
• Invoicing starts from the first day of the license activation month.


• Function keys indicate the login user's right to perform the desired function. The colour of the function keys and the cursor becoming active indicate the right to process the selected information.


• Company's licences:


• Teams do not have their own licences.


• Company page footer:


• Project licenses.
• Fields:
• Licence info: <'date'>. Active: <'n'>. Free: <'n'>. Storage: <'n'>. Expired: <'n'>.
• Active -> Number of active projects.
• Free -> Number of free licences.
• Storage -> Expired projects. Project data is stored in the system (limited access).
• Expired -> Licence not valid, no access to project data.


• Working hour reporting licence Time report
• Fields:
• Time report: <'status'>. Valid till: <'date'>. Person Max: <'n'>. Count: <'n'>.
• Time report -> Licence status (Active/Not active).
• Valid till -> Licence expiration date.
• Person Max -> Maximum number of users.
• Count -> Number of licence users.


• Project page footer:


• Project licence
• Fields:
• Date: <'date'> . Licence state: <'status'>. Activation date: <'date'> . Expiration date: <'date'> . Storage end: <'date'> . Member Max: <'n'>. Count: <'n'>.
• Activation date -> Licence activation date.
• Expiration date -> Licence expiration date.
• Storage end -> End date for storing project information on Report Platform. On the Storage period, project data can be accessed only by the Contact persons.
• Member Max -> Maximum number of members.
• Count -> Number of project members.


• Project data's visibility on Report Platform
• Project data is visible on different reports as long as the data is in the system. Field: Storage end indicates the end date for data storing. It is good to consider how long you want to store the data in the system when starting a new project (i.a. correctness of the working hour reports).


• Activated licences can not be cancelled!

Progress monitoring and key performance indicators, KPIs

---

• Project<'ID'> Target vs. Actual, KPIs.
• 1. column. Effort estimamion vs. Actual effort.
• 2. column. Target complete date vs. Actual complete date.
• 3. column. Effort estimation Avg. / Reporting period vs. Reported actual Avg. / Reporting period.
• 4. column. Tasks complete on time vs. Tasks delayed.
• Graph/Chart information
• KPIs Effort Estimation vs. Project Actual.
• Effort estimation, Reported actual and Actual sum are illustrated on the Effort estimation and Project actual/ reporting period graph.
• Lines Effort estimation, Reported actual and Actual sum can be hidden/shown by clicking that line's header.
• KPI calculation
• KPIs are calculated according to the conditions below. The success of the target is interpreted as follows:
• Actual effort is less than Effort Estimation.
• Actual Completion Date is less than Target Completion Date.
• Reported actual Avg is less than Effort estimation Avg.
• Tasks completed on time, there are more completed on time than delayed, Tasks delayed. Tasks that do not have a target date are not included in the calculations.
• Project page Project <-id-> status section is updated, when values to fields above have been set.
• Achieved goals, KPIs N/a Project's end date has not been set.
• Achieved goals, KPIs n/4 Project's success rate. Project's end date has been set.

Table field functions

---

• In general: mandatory fields are marked as Required, which appears below the text field.
• Information is displayed from the Login user's point of view. The user is shown the information of the project in which they are a member or the information of the company they are attached as an employee.
• On the data input selection boxes, Select button also works as a search function. Click the selection box and start typing what you are searching for. The system organizes the data according to the search key in the selection box.
• There are color highlights in the date fields in use. Highlighted field indicates success, failures or equivalent information of the project targets.
• Date field highlighted by yellow indicates need of update for the project information.
• Date field highlighted by green indicates target achieved or there are availability for the new project allocations.
• Date field highlighted by red indicates failed target achievement or there are insufficient information in the project allocations.
• Date field highlighted by light blue is base color for the date fields. Field information is up to date.

Industries

---

• http://www.stat.fi/meta/luokitukset/toimiala/001-2008/index.html
• source stat.fi toimialaluettelo 2008;

Browsers

---

• Report Platform works on all browsers. Depending on the support features of the browser you are using, different display features' functionality may vary. For more information, go to your browser's website.
• To access new features, your browser's browsing history needs to be deleted. For how to delete your browsing history, see your browser's help.
  • Example: Web Browser Edge:
  • Right upper corner, three dots (...) Settings and more
  • Select from the menu -> History
  • Right upper corner, three dots (...) More settings
  • Select -> "Clear browsing data"
  • Set a time frame All time and select Clear now
  • Your browser "downloads" the new Javascript- files from the server, when you go back to the service provider's site or click the reload- button next to your browser's address bar.


• Report Platform is also accessible on mobile with limited usability.

Report Platform features

---

• Browser based system for processing and sharing project information.


• The following information can be stored in the system:
• Personal information
• Company information
• Project information
• Customer information
• Working hour information
• Expense information

• Management of company employees
• The company's project listing by employee.
• Employee allocation view for different projects.

• Management of subcontractors
• Subcontractors' project listing by employee.
• Subcontractors allocation view for different projects.
• Subcontractors' working hour reports by project.

• Project information and statistics
• Project specific KPI-calculation for selected key performances. 4 indicators.
• Monitoring graph for the project's target and actual.
• Task monitoring with colour accent.
• File storing.
• Attaching a stored file to the desired task.

• E-mail notifications i.a. of the following actions.
• Task allocation.
• Editing tasks.
• Getting assigned to a project group.
• Adding a new person to the system.
• Working hour report ready for approval.


• Notifications can be turned on/off.

• Project persons' user profiles
• Project members have 3 different roles.
• Owner
• Author
• Reader
• Allocation of project members' working hours to the project for the desired period.

• Data visibility settings
• Visibility to all users can be turned on/off.
• A public personal, company or project profile works as an advertisement for other users.
• A public profile displays a limited amount of information to other users.

• Reports obtained from the system
• Project specific working hour report.
• Customer's project working hour report.
• Company's projects summary report.
• Company's employees task specific report.
• Working time follow up report.
• Working hour report for salary payment.
• Expenses report for accounting and payment.
• Subcontractors' working hour report.

• Working time follow up
• Day specific reporting
• Reporting for a period of your choice (e.g. week). Copies selected date to selected period.
• The system verifies the correctness of the day specific reports.
• Annual statistical view of reported hours.
• Working time reporting meets the requirements of the 2020 working time law.

• Map services
• User's location infromation.
• Location of an address (Adresses work as links to the map service).
• Address searching service.